Datenschutzhinweise
für Online-Coaching, Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare
der Dr. Thomas Karcher - Coaching & Beratung

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ und „Mural“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen folgende Tools:

• „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Coachings, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).
  „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

  Betreiber: Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113,
  Web: https://explore.zoom.us/de/privacy/
  E-Mail: privacy@zoom.us
• „Mural“ ist ein Web basiertes Witeboard zur Zusammenarbeit in Echtzeit.
  Mural ist ein Service der Tactivos, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
  Betreiber: Tactivos, Inc., 650 California St, 7th Floor, Suite 105, San Francisco, CA 94108
  Web: https://www.mural.co/terms/privacy-policy
  E-Mail: compliance@mural.co
• „SimplyMeet.me" gibt Ihnen die Möglichkeit, Termine mit uns zu vereinbaren, zu verschieben oder zu stornieren. Für die Terminbuchung nutzen wir das Tool„SimplyMeetMe“. 
Anbieter ist die SIMPLYBOOK.ME LTD, a company incorporated and organized under the laws of the Republic of Cyprus, with Registration Number: 387490 and having its Registered Address at 21 Karaiskaki Street, Oasis Centre, Flat/Office: 23, 3032 Limassol, Cyprus (nachfolgend „SimplyBookMe“).
Web: https://simplymeet.me/en/policy│Email: legal@simplybook.me
  
  

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist
Dr. Thomas Karcher - Coaching & Beratung
Eichenweg 22
84568 Pleiskirchen
Telefon: +49 8635 693 9892
E-Mail: mail(at)thomaskarcher.de
Web: www.thomaskarcher.de

Vertreten durch Dr. Thomas Karcher

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Die Tools sind auch in Browser-Versionen nutzbar, die Sie ebenfalls auf den entsprechenden Webseiten finden. Jedoch: Die Verwendung der „Zoom“ App ist für die Durchführung der virtuellen Online-Trainings in der Regel sinnvoll, da teilweise nur in der App alle Funktionen für eine interaktive Zusammenarbeit zur Verfügung stehen

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Bei der Nutzung von „Mural“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),
Abteilung (optional), ggfs. enthalten auch die in Mural interaktiv erstellten Schaubilder personenbezogene Daten unterschiedlicher Art.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wir zeichnen grundsätzlich keine Online-Meetings auf. Die Tatsache, dass keine Aufzeichnung erfolgt, wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

„Mural“ verwenden wir, um die Ergebnisse eines Online-Meetings zu protokollieren und zu visualisieren oder auch um mit vorbereiteten Templates Ergebnisse interaktiv zu erarbeiten. Im Allgemeinen werden Kunden der Dr. Thomas Karcher – Coaching & Beratung im Account der Dr. Thomas Karcher - Coaching & Beratung als Gast oder Benutzer angelegt und durch Zusenden eines Link eingeladen. Über diesen Link kann eine Registrierung des Kunden in Mural erfolgen. Angaben zum Benutzer werden hierbei von „Mural“ gespeichert. Die Löschung Ihrer Zugangsberechtigung und der in unserem Account gespeicherten Zugangsdaten erfolgt nach Ende einer vereinbarten Maßnahme durch den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung (siehe Löschfristen).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Bei der Nutzung von „SimplyMeet.me" wird Ihr Name und Ihre Email Adresse abgefragt und für die weitere Verarbeitung gespeichert. Von SimplyMeet.me werden Mails zur Terminbestätigung bzw. der Bestätigung von Terminänderungen oder Stornierungen, sowie Terminerinnerungen versandt an die von Ihnen angegebene Email Adresse und parallel an Dr. Thomas Karcher - Coaching und Beratung.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings per „Zoom“ und „Mural“ ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, wonach die Verarbeitung personenbezogener Daten unter anderem zulässig ist, soweit dies für die Erfüllung von Verträgen, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Die virtuellen Online-Meetings werden von der Dr. Thomas Karcher – Coaching & Beratung zur Erfüllung der Kooperationsvereinbarung / des Vertrages mit den Kunden abgehalten.
Im Einzelfall kommt als weitere Rechtsgrundlage auch Ihre Einwilligung in Betracht, auf deren Basis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO eine Datenverarbeitung zulässig ist (beispielsweise bei der Einwilligung zur Weitergabe von Kontaktdaten oder Aufnahmen).

Löschfristen

Die verarbeiteten Daten werden im Allgemeinen gelöscht, sobald Ihre Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Sofern keine Aufnahme erfolgt, werden die Audio- und Videodaten im Übrigen sofort gelöscht; anderenfalls in der Regel nach einem Jahr. Wenn die Aufnahme auf einer Einwilligung basiert, erfolgt die Löschung mit deren Widerruf. Angaben über Speicherdauer und Löschung in diesem Datenschutzhinweis bleiben unberührt. Daten, die nicht personenbezogen sind, beispielsweise allgemeine Schaubilder, werden unter Umständen längerfristig gespeichert.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ geschieht mit dem Vertragsschluss. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist in den Nutzungsbedingungen integriert.

„Mural“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist bei dem Anbieter von „Mural“ durch die Anwendung der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

„SimplyMeet.me" ist ein in der EU ansässiges Unternehmen und unterliegt den somit der General Data Protection Regulation (EU) 2016/679.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 06.12.23